進修充電
撰文者：咪編 更新日期：2020-04-29 瀏覽數：0
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咪編這次要分享的是《超神速問題解決術》，作者Yahoo! JAPAN人員開發統括本部專業訓練師寺下薰認為，透過4大步驟，生活中有90%的現場問題，只要花70分鐘就可以解決，是不是覺得很不可思議？究竟是哪4大步驟呢？且聽咪編一一道來：
步驟1》10分鐘找出問題「背景」
先來問大家一個問題，如果同事和你說：「我頭好痛喔！」你開口第一句話會說什麼？
1.為什麼會頭痛？
2.去看過醫生了嗎？
3.吃藥了嗎？
作者認為，許多人碰到問題時，第一個反應是提出解決方式，但這樣往往是治標不治本，更好的方式，是找出問題背後的原因。所以就上述問題而言，大家應該要先問對方，為什麼會頭痛，此時同事可能會有各種回答，例如：昨天喝太多酒，宿醉；用腦過度；昨天不小心跌倒撞到頭，知道原因之後，你才有可能對症下藥。
步驟2》20分鐘設定目標、整理問題
由於問題是目標與現況之間的差距，因此為了解決問題，我們必須先找出正確的目標，如此一來，才能準確衡量出目標與現況之間的差距。而在設定目標時必須注意3點：
1.必須具有明確的期限：「到何時為止」。
2.明確指定由誰來做。
3.使用具體且明確的說明，最好是用數值表示。
設定完目標之後，下一步是要把問題找出來，並按不同種類加以區分。首先是資料的蒐集，你可以透過訪談、行為觀察、工作分析、腦力激盪、問卷等方式來找出可能的問題。接著，必須將這些收集好的資料加以分析，判斷數值是比之前多還是少？比例是否有變化等等。最後，將分析過的資訊加以分類。
步驟3》30分鐘讓問題全貌「視覺化」
其實這個步驟和步驟1很像，只是步驟1僅僅是概略的想一下，但這步驟卻是要認真下去找出問題背後的原因。我們可以透過2個問句，針對步驟2所收集到的資訊，慢慢找出問題的全貌：
問句1：「如果要舉出問題的一個原因，那會是什麼？」
問句2：「解決了那個原因，問題就可以全部解決嗎？」
作者認為，反覆運用這2個問句，大概可以找出200多個問題，這些至少涵括了80%～90%的問題。
舉我自己的例子，之前在FB社團「小編愛投資線上讀書會」舉辦抽書活動時，不慎將開獎日期的時間Key錯了。此時可以運用上述的2個問句找出問題背後的真相：
問句1：「為什麼咪編會把抽書截止時間Key錯？」
回答1：「因為咪編太忙，只能抽空PO文，沒有時間認真校對。」
解決方案：工作少一點。但這不是咪編能決定的，所以只能結束這一回合。
問句2：「解決工作太忙的問題後，時間Key錯的問題就可以全部解決嗎？」
回答2：「因為咪編是用舊文下去修改，若是PO文時沒有仔細檢查，有些地方可能會漏改。」
解決方案：不要用舊文修改，直接開新篇。但是咪編好懶，做不到，所以同樣結束這一回合，決定靠大家的鷹眼幫咪編挑錯。
當然，上述解決方案以玩笑的成分居多，不過咪編覺得這方法是真的挺好用的，透過不斷問自己為什麼，讓自己能夠逼近問題的核心。
找出所有問題以後，下一步我們要將它們按照效果程度和重要程度排序，優先處理效果程度和重要程度都很高的問題。千萬不要用緊急程度來排序，因為常常會把時間浪費在「緊急但不重要」的事情上面。
步驟4》10分鐘找出解決對策
用步驟3的方式把問題都找出來並列出以後，下一步就是要思考解決的方式。作者提出在思索解決對策時，我們應該要嘗試「從零思考」，也就是不要考慮現實面，盡量開發你的腦洞。
例如老闆對你說：「半年內，將公司內部所有員工的法語能力都提升到商用水準！」你會提出什麼解決方式？多數人囿於現實，提出的想法大多是，每週制定2天禁用母語日、實施法語檢定、去法語補習班補習等等。但如果你從零思考，可能會出現如下方案：將總公司搬到法國、用法語寫日報、管理階層全部雇用法國人等等，會多出許多可能性。
思索出解決對策以後，如果有多個選擇方案時，可以依照效果大小和實現可能性高低來評估，優先選擇效果大且實現可能性高的決策下去執行。
作者認為，只要你能夠確實執行上述4個步驟，你就能夠超級快速地解決所遇到的各種問題。
整體而言，我認為《超神速問題解決術》是1本滿好閱讀的書籍，且書中除了闡述上述這些重點以外，還列舉了一些實際的個案以及應用方式，有興趣的人可以把書找來看看！
本文授權轉載自小編愛投資線上讀書會
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