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防疫期間，遠距辦公成為全球許多公司的新常態，不少企業員工使用 Microsoft Teams等雲端協作工具溝通交流。。該如何善加利用Microsoft Teams的功能，讓業務能持續向前發展？
原文撰寫者: Microsoft 365資深副總Alym Rayani
防疫期間，遠距辦公成為全球許多企業的新常態。企業員工使用Microsoft Teams等雲端協作工具溝通交流，試圖在充滿挑戰的全球衛生危機中，讓業務能持續向前發展。
如何讓業務持續發展，是個急迫的問題，組織必須依靠員工在傳統的數位邊界以外，保持連結與高效工作。而在過程中，識別並管理組織內的潛在風險對於保護企業數據和智慧財產權（Intellectual Property，簡稱IP）至關重要，同時這也會帶來正向的組織文化。
近期有不少人想了解當今環境對企業組織的影響，以下我們將一一介紹如何善加利用Microsoft Teams的功能，為企業帶來優勢。
確保資訊安全及合規
在遠距辦公時，了解「資料存放的位置」是一個至關重要的問題，對於負責風險管理的部門而言更是如此。Microsoft Teams中的資料不管是在靜態或是傳輸中都會進行加密，並使用安全的即時協議保護影片、音訊以及共用桌面的資訊。
在Microsoft 365中，還有一些工具可以幫助企業保持控制和保護敏感的文件及資料。例如：企業可以針對來賓和組織外部人員限制Microsoft Teams使用功能，也可以控管每位使用者存取的應用程式。
此外，為了幫助客戶回答稽核人員提出的問題，Microsoft Teams會在服務信任中心上發佈稽核報告，透過強大的合規性方案，協助客戶跟上不斷發展的法規和標準，滿足產業與國家的嚴格法律要求，確保Microsoft Teams服務符合要求。
在Microsoft Teams中使用資料外洩防護功能
資料外洩防護（Data Loss Prevention，簡稱DLP）解決了有關訊息或檔案中敏感資訊外流的問題。設定Microsoft Teams的「DLP 政策」可以保護組織資料，並在分享敏感資訊時採取特定的操作。例如：假設組織事先定義了DLP政策（防止與來賓分享敏感資訊的文件），當有人嘗試透過Microsoft Teams頻道或聊天這樣做時，文件將無法開啟。請注意，在這種情況下，組織的DLP政策必須包括SharePoint和OneDrive，才能獲得保護。
使用敏感度標籤保護敏感資訊
企業可以將敏感度標籤應用於重要文件上，將其與保護政策或操作建立關聯（例如：加密、視覺標記和存取控制等），確保文件在與組織內部或外部分享時，都能受到保護。
首先，組織可以允許使用者根據對內容的評估和對組織準則的了解，使用敏感度標籤，對電子郵件和文件手動進行分類。然而，使用者也有可能會忘記或錯誤地應用標籤，特別是在這段整體壓力大的時期，因此企業需要一種可以擴展到全公司大量資料的方法。
為了幫助企業擴展到這一規模， 針對SharePoint Online和OneDrive for Business的文件以及Exchange Online的電子郵件，Microsoft 365發布了敏感度標籤自動分類的公共預覽版。公共預覽版將於下周開始推出。如同手動分類功能，企業現在可以依據組織策略，設定敏感度標籤自動應用於Office檔案（例如：PowerPoint、Excel、Word等）和電子郵件。除了讓用戶手動標記文件以外，組織還可以在Microsoft 365服務（如SharePoint Online、OneDrive和Exchnge Online）中設定自動分類政策。不論是靜態或是傳輸中的文件，都能根據組織設置的規則自動標記。即使這些文件透過Microsoft Teams分享，也適用這些規則。
盡可能地降低內部風險
壓力事件會導致內部風險，如資料外洩、IP盜竊或數據騷擾等。內部風險管理著重於Microsoft 365（包括Microsoft Teams）的行動，以便及早識別潛在的可疑活動。
「通訊合規」是Microsoft 365新內部風險管理解決方案的一部分，它利用機器學習，瞭解公司準則來快速識別並採取行動，偵測通訊管道（包括 Microsoft Teams）中違反政策的行為。通訊合規可以透過偵測在Microsoft Teams中使用的語言，發現可能對自己或他人有關的威脅問題。及時檢測此類語言，不僅可以將內部風險的影響降至最低，也能在這樣的不確定時期，有助於維持員工心理健康。
採行簡單的保留原則
為了遵守組織的內部政策、行業法規或法律要求，企業應妥善管理所有公司資訊。這意味著確保保留所有必要資訊，同時刪除不再需要保留的數據。
組織設定「Microsoft Teams保留原則」，除了可以應用於聊天和頻道訊息中，也可以應用於整個組織或特定使用者和團隊。當資料受保留原則保護時，用戶可以繼續使用它，因為資料保留在其原始位置。如果使用者編輯或刪除受保留原則約束的資料，則資料複本將保存到原則生效時預留的安全位置。
在保留期到期之前，所有檔案會依合規性政策保留，組織能透過電子文件探索功能查詢，而保留期到期後，組織政策將指示要持續保留或刪除檔案。透過Microsoft Teams保留原則，當客戶刪除檔案時，檔案將從Microsoft Teams服務上的所有儲存位置永久刪除。
保持高效的同時降低風險
遠距辦公幫助員工保持健康、高效和連結，卻不增加風險或違背合規性。有關如何在當今充滿挑戰的環境下，支援遠距辦公的更多指南，請查看遠距辦公或遠距辦公技術社區網站。
立即了解建立全面安全性策略的6個步驟。
本文章內容由「台灣微軟」提供，經關鍵評論網媒體集團廣編企劃編審。
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April 20, 2020 at 04:22PM
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